Ma allora, se non abbiamo veramente troppo da fare che cosa provoca quella sensazione? A quanto sembra, il senso di sopraffazione nasce dal divario tra tutte le cose che vorremmo fare, o pensiamo di dover fare, e la quantità molto più esigua di cose che siamo effettivamente in grado di fare. E questo divario aumenta sempre più.

I nostri limiti – la quantità di energia di cui disponiamo, il bisogno di dormire e il numero di ore di una giornata – sono sempre gli stessi. Ma, per motivi economici e tecnologici, ci sentiamo costretti a fare di più.

Il lavoro ha sfondato le dighe che un tempo lo contenevano: se glielo consentiamo, un messaggio del nostro ufficio può arrivarci a mezzanotte quando siamo già a letto; e non c’è limite al numero di email che possiamo ricevere, al numero di nuove iniziative che possono venire in mente al nostro capo, o alle dimensioni che in teoria può raggiungere l’azienda per cui lavoriamo.

La sensazione di avere troppo da fare, in poche parole, non è indice della nostra personale inadeguatezza ma di una certezza matematica: una persona finita che cerca di fare un numero infinito di cose per definizione si sentirà sempre inadeguata. Probabilmente, prima o poi scoppierà una rivoluzione, ma nel frattempo, una volta capito qual è il problema, esistono diversi modi per non impazzire e vivere meglio.

“Non esistono soluzioni, esistono solo compromessi”, sostiene l’economista Thomas Sowell. Il che significa che quando si tratta di risorse come il tempo e il denaro, spenderne una parte per qualcosa implica non spenderla per qualcos’altro. È letteralmente impossibile fare tutto – il tempo è limitato e “tutto” non lo è – ma questa è una buona notizia perché significa che non dovete sentirvi in colpa se non ci riuscite.

Dovreste piuttosto chiedervi che cosa potete evitare di fare. Di passare l’aspirapolvere? Di andare alla riunione settimanale che in fondo non interessa a nessuno? Partite dal presupposto che a qualcosa dovete rinunciare e cercate di capire a che cosa rinunciare.

Se vogliamo che una macchina o un computer rendano di più, dobbiamo tenerli in funzione per più tempo, e siamo tentati di pensare che lo stesso discorso valga anche per gli esseri umani. Ma, in realtà, per noi conta soprattutto il ritmo: due ore di intenso lavoro quando siamo freschi e concentrati al massimo valgono più di sei ore quando siamo stanchi e svuotati. Se avete la possibilità di farlo, organizzate la vostra giornata in modo tale da dedicare alle cose importanti le ore migliori, non necessariamente più ore.

Nel lavoro d’ufficio c’è un sistema sicuro per evitare di esser sovraccaricati di compiti che portano via molto tempo: fatevi la fama di incompetenti in quel campo. Mostratevi confusi e perplessi davanti alla macchina del caffè, o alla stampante inceppata, e presto scoprirete che nessuno vi chiederà più di occuparvene. Lo scopo più generale (e meno passivo-aggressivo) di questo tipo di comportamento è tenere basso il livello delle aspettative: se si aspettano troppo da voi, avrete sempre troppo da fare.

La legge di Hofstadter, coniata dal cognitivista Douglas Hofstadter, afferma che le cose richiedono sempre più tempo di quanto pensiamo, “anche quando teniamo conto di questa legge”. In altre parole, tendiamo a sottovalutare quanto tempo ci vuole per fare un certo lavoro, anche se sappiamo che è sempre così e cerchiamo di regolarci di conseguenza. La soluzione migliore, se ci riuscite, è programmare blocchi di ore da usare come zone cuscinetto. Quando dovete organizzare la giornata, fate finta che non esistano. E poi usatele per fare quello che non siete riusciti a finire.

Una delle cause più insidiose della sensazione di essere troppo impegnati consiste nell’anticipare le cose da fare, tanto per toglierle di mezzo, anche se aspettando avreste fatto meno fatica. È così che si finisce per sprecare un’intera giornata a fare cose di poca importanza per inseguire la pacificante sensazione di essersene liberati, mentre intanto se ne accumulano di più importanti.

La verità, soprattutto per quanto riguarda le email, è che se le ignorate per qualche giorno, spesso non dovrete più occuparvene: la gente avrà trovato una soluzione alternativa ai suoi problemi.

Quando siamo sotto pressione, ci sembra ragionevole fare scorta di minuti, risparmiandone più che possiamo. Ma le ricerche sull’esperienza del tempo dimostrano che è vero esattamente il contrario: il modo migliore per avere l’impressione di avere “tempo in abbondanza” è regalarne un po’, per esempio facendo volontariato.

Il motivo di questo strano effetto, ipotizzano i ricercatori, potrebbe essere la sensazione di fiducia in noi stessi che genera il lavoro volontario: inconsciamente, riuscire a fare qualcosa di utile ci rassicura sulle nostre capacità, ci rende più fiduciosi nella possibilità di fare altre cose utili in futuro.

Un debito di tempo, per come lo definisce il programmatore Patrick McKenzie, è quello che accumuliamo quando facciamo un lavoro che ci dà la sensazione di essere produttivi, ma in realtà genera altro lavoro. È per questo che svuotare la casella della posta in arrivo è una falsa vittoria: significa rispondere alla maggior parte delle email, e quindi generare risposte alle vostre risposte, il che alla lunga comporta altre email (lo stesso discorso vale per le riunioni, se ne organizzate una avete l’impressione di risolvere un problema, ma poi anche voi dovrete partecipare a quel maledetto incontro).

Non potete eliminare del tutto questo tipo di cose. Ma potete cercare di bilanciarle con “crediti di tempo”, lavori che riducono la necessità di compiere altro lavoro in seguito.

L’ultima cosa che vogliamo sentirci dire, quando affoghiamo tra le cose da fare, è che dobbiamo armarci di pazienza. Ma, secondo l’esperta di dipendenze Stephanie Brown, all’origine della nostra sensazione di inadeguatezza c’è proprio la cultura della fretta. Siamo convinti che se fossimo un po’ più veloci potremmo tenere tutto sotto controllo, e quindi non sopportiamo l’idea di rallentare.

Quando siete presi dalla fretta, può essere straziante pensare di rallentare, ma se lo faceste forse combinereste di più. Provate a non fare assolutamente nulla per dieci minuti dopo aver finito un lavoro: più vi è difficile e più significa che ne avevate bisogno.

Uno dei problemi principali di una lista infinita di cose da fare è che alimenta in noi la fantasia di poterla esaurire (Cinque è il numero perfetto per la lista delle cose da fare). Aggiungere un altro punto non costa niente, ma così si rischia di non farcela mai.

L’esperto di produttività Mark Forster propone un’alternativa radicale: invece di una lista aperta, usatene una di soli cinque punti, così prima di aggiungerne un altro sarete costretti a terminare un compito (o a rinunciarci consapevolmente). L’obiezione più ovvia a questo metodo è che se non possiamo metterlo nel nostro elenco rischiamo di dimenticare qualcosa di importante. Ma siamo onesti con noi stessi: comunque dimentichiamo già le cose importanti.

Secondo il saggista Tim Kreider, lagnarsi di essere tanto impegnati è “palesemente una vanteria mascherata da lamento”. “Se siete così occupati, indaffarati e richiesti a ogni ora del giorno, la vostra vita non può essere poi tanto stupida, banale o priva di significato”. La verità è che quando ce ne vantiamo ci sentiamo ancora più impegnati, perché crediamo sempre alle cose che ci diciamo, e al tempo stesso facciamo sentire sotto pressione anche gli altri (il termine tecnico è “stress empatico”, in parole povere, l’ansia è contagiosa) . E se insistete nel dire che siete veramente così impegnati, siete sicuri di avere il tempo per lamentarvene?

(Traduzione di Bruna Tortorella)