È un’evoluzione che Mazmanian ha ribattezzato “la spirale delle aspettative”. Quando la tecnologia delle comunicazioni rende possibile una nuova cosa (come rispondere mentre sei in movimento), fare questa cosa può essere un modo per segnalare che sei un collega o un familiare attento e scrupoloso. Soprattutto, non farla può suggerire che non sei abbastanza attento e scrupoloso. Ora quando le persone sentono di non aver risposto abbastanza in fretta pensano di doversi scusare.

Non è una dinamica che riguarda solo internet e la comunicazione istantanea. Secondo Jason Farman, uno studioso di media all’università del Maryland, nell’ottocento i corrispondenti epistolari non facevano che scusarsi e giustificare i loro ritardi quando sentivano che era passato un tempo socialmente inaccettabile.

Quello che è cambiato negli ultimi dieci, vent’anni, con la diffusione massiccia di email e smart­phone, è che il tempo di risposta considerato accettabile si è molto ridotto. Capita di scusarsi del ritardo se si risponde nel pomeriggio a un’email ricevuta la mattina.

Tutti questi “mi dispiace” sollevano la questione di che danno ci sia davvero quando qualcuno non è sempre disponibile. Certo, in una cultura che considera la pigrizia o anche solo un’apparente pigrizia come un limite morale, rispondere lentamente può avere delle conseguenze. È vero soprattutto al lavoro: anche se rispondere con sollecitudine a qualunque ora non incide minimamente sulla produttività di un dipendente, molti capi usano questo dato come metro di giudizio. E Matthew Heston, uno studioso di social network, mi ha detto che in un esperimento basato su una situazione “tipo cercare di coordinarsi via Slack con un collega durante le ore di lavoro sapendo che è online”, la gente gli ha riferito di nutrire sentimenti poco cordiali nei confronti di chi rispondeva con lentezza.

Anche fuori dal lavoro, una risposta in ritardo può provocare dei problemi. Se il tuo part­ner ti scrive “ti amo”, rispondere due giorni dopo non è una buona idea. Nelle comunicazioni personali, la mancanza di una risposta rapida rischia di segnalare una mancanza d’interesse. Dopo tutto, avevi il telefono proprio lì, a portata di mano.

Ma a parte queste mine vaganti, non rispondere in fretta potrebbe avere conseguenze meno gravi di quanto temiamo. Quando Laura Giurge della London school of economics e Vanessa Bohns della Cornell university di Ithaca, New York, hanno chiesto a migliaia di lavoratori come percepivano le norme sociali in materia di posta elettronica, hanno scoperto che i destinatari di email non urgenti al di fuori dell’orario di lavoro tendevano a sopravvalutare la necessità di rispondere subito, e che i mittenti tendevano a sottovalutare quanto fossero stressanti quei messaggi per chi li riceveva. “Le nostre idee sulla rapidità con cui gli altri si aspettano una nostra risposta sono spesso imprecise”, mi dice Bohns. “Crediamo di dover rispondere immediatamente, ma di fatto alla gente va benissimo se ci prendiamo del tempo”. Eppure continuiamo a scusarci senza tregua per i nostri ritardi.

Il modo più comune per risolvere la tensione tra la pressione della rapidità e il fatto che abbiamo tanto altro da fare è cominciare i messaggi con tre parole: scusa il ritardo. È un gesto innocuo e cortese. Io non lo sopporto.

Tanto per cominciare, avere molti doveri e priorità significa che siamo – tutti – in una perpetua condizione di ritardo in qualcosa, e scusarsi per questo è un po’ come doversi scusare per il proprio normale modo di essere (il problema è peggiore per le donne, che sono cresciute con il riflesso condizionato di scusarsi per troppe cose e non gliene serve un’altra da aggiungere all’elenco).

So che la gente ricorre a frasi scontate solo per cortesia, e non perché è quello che intende dire davvero, ma anche se “scusa il ritardo” è una carineria sociale, recitare il rimorso può avere effetti concreti. Ripeterlo può farci sentire che siamo sempre in ritardo e, peggio ancora, offre un irragionevole standard di rapidità alla persona che abbiamo (presumibilmente) fatto aspettare.

Eppure, anche se vorrei un’alternativa a questa frase, non ne ho ancora trovata una buona. Di recente ho chiesto aiuto a vari esperti di comunicazione, e anche se mi hanno offerto alcuni buoni suggerimenti, la mancanza di una risposta chiara ed elegante conferma che il problema è spinoso.

Un suggerimento era dire “grazie per la pazienza”. Questo almeno elimina le scuse, ma è troppo passivo-aggressivo per i miei gusti. Presume la pazienza da parte del destinatario e addirittura gliela impone, che l’abbia avuta o meno. In alternativa, offrire una spiegazione per il ritardo invece di scusarsi (“ieri sono stato sommerso dal lavoro”) può rassicurare il destinatario, suggerendogli che non dovrebbe prendere il tuo tempo di risposta sul piano personale, ma sottintende anche che le risposte lente sono accettabili solo se hai una valida giustificazione.

Un’altra idea: se hai bisogno di un po’ di tempo per rispondere a un messaggio, potresti scrivere una breve nota dicendo quando intendi inviare una risposta completa. Questo può ridurre l’insicurezza e lo stress del mittente, ma lo svantaggio è che devi sempre rispondere con relativa rapidità per dire che in seguito risponderai in modo più approfondito.

Uno dei suggerimenti che mi è piaciuto di più è quello di omettere le scuse e limitarsi a scrivere l’email come l’avresti scritta se avessi risposto immediatamente. “Penso che all’altra persona interessi più il contenuto che la prontezza della mia risposta”, mi ha detto Giurge, la coautrice dello studio sulla posta elettronica.

Un’altra idea che mi piace si basa sull’osservazione di Mazmanian che “scusa il ritardo” può essere un modo per segnalare che hai a cuore il rapporto con l’altra persona, perciò forse sarebbe meglio usare una frase che espliciti meglio questo sentimento, come “che bello sentirti!” oppure “sono sempre contento di ricevere i tuoi messaggi” o anche, se stai inviando una lunga email, “volevo essere sicuro di aver riflettuto con attenzione sulle tue ottime domande”.

Se sembrano tutte soluzioni imperfette, probabilmente è perché è stata comunque violata una norma. “Limitarci a cambiare le parole delle nostre email non basta”, mi spiega Elana Feldman, docente di management all’università del Massachusetts a Lowell. Perciò forse quello che voglio, anziché una garbata risposta, è una cultura più umana del lavoro e della comunicazione. La tecnologia, per esempio, potrebbe favorire questo obiettivo. L’ultimo sistema operativo della Apple per gli smartphone è un inizio: quando si attiva la modalità Focus, gli altri possono vedere nell’applicazione dei messaggi che non riceveranno subito una risposta. Anche la legge può venirci in aiuto: in Francia “il diritto alla disconnessione” elimina le email di lavoro ricevute fuori orario.

Ellie Harmon, che insegna alla Portland state university, mi fa notare che non è la tecnologia a essere di per sé stressante, lo sono le aspettative degli altri. Lo ha capito mentre studiava come gli escursionisti sul Pacific crest trail, un sentiero di più di quattromila chilometri, interagivano con i loro telefoni. Quando era sul sentiero per il suo progetto di ricerca, anche se il segnale era migliore del previsto, dice di aver conosciuto “una disconnessione perfetta” in cui “i doveri verso gli altri svanivano”.

Nella vita quotidiana, osserva Harmon, potremmo non riuscire facilmente a cambiare le aspettative degli altri nei nostri confronti e a raggiungere una disconnessione perfetta, ma possiamo dare agli altri una misura di questo sentimento. Possiamo smetterla di prendere sul piano personale le risposte lente. Possiamo smetterla di scusarci per i nostri ritardi. Possiamo dire ai nostri destinatari che non c’è bisogno di scusarsi per il ritardo (in questo senso, nel loro studio Bohns e Giurge avanzano una semplice proposta per attenuare lo stress di chi deve rispondere a un’email: basta dire “non è una questione urgente, puoi occupartene quando vuoi”).

Se penso a tutti i messaggi e le email della mia vita, non riesco a calcolare quante volte mi sono scusato per il ritardo. Ripensandoci, posso dire che solo una volta era proprio quello che intendevo dire: avevo ben quattro mesi di ritardo nel rispondere a un’email lunga e meditata che avevo ricevuto da un lettore. Ma qui, in questo articolo, vorrei ritrattare tutte le altre scuse. Non sono spiacente per il ritardo, e non mi aspetto che tu lo sia. ◆ gc

Joe Pinsker

è un giornalista dell’Atlantic. Questo racconto è uscito con il titolo What if we just stopped being so available?