Per gestire una montagna di email bisogna vivere nel passato

Tony Hsieh, amministratore delegato di Zappos, un negozio online di scarpe, ha un patrimonio personale di più di mezzo miliardo di sterline. Vive in un camper con il suo alpaca, ama fare strani esperimenti e, l’anno scorso, ha praticamente licenziato tutti i manager della sua azienda. In breve, è un ricco eccentrico. Perciò quando ho saputo che aveva scoperto un metodo eccezionale per risolvere il problema del sovraccarico di email, non ci ho sperato molto: ho immaginato che consistesse nel pagare qualcun altro per rispondere (magari l’alpaca).

Ma mi sbagliavo. Hsieh non ha “risolto il problema” – ve lo dico subito, non ci riuscirà mai nessuno – ma, dopo aver provato il suo sistema, posso dirvi che rende le cose molto più facili. Lo ha chiamato Yesterbox, perché parte dal presupposto che dovremmo smettere di concentrarci sulle email ricevute oggi, a meno che siano urgenti, e cercare di eliminare tutte quelle che ci sono arrivate ieri. È un’idea così semplice, che la vostra prima reazione potrebbe giustamente essere: “Ah sì? E che differenza fa?”. A quanto pare, fa una grande differenza.

Il passato non può aumentare

Cercare di smaltire tutta la posta elettronica è una battaglia persa, in parte perché i messaggi continuano sempre ad arrivare e in parte perché comunque è controproducente: per ogni email che mandiamo, di solito ne riceviamo un’altra di risposta, e siamo da capo. Ma per quelle di ieri non è così. Ieri è già passato, perciò il numero di messaggi in arrivo non può aumentare.

Neanche il capo più perfido o l’amico più bisognoso di aiuto possono chiederci altro tempo nel passato. Perciò con Yesterbox non siamo più su una specie di tapis roulant e ogni email a cui rispondiamo è una di meno: il nostro obiettivo non si allontana all’infinito. “Alla fine si prova la straordinaria sensazione di aver completato qualcosa”, scrive Hsieh. Ovviamente, se avete migliaia di email precedenti a quelle di ieri, per quelle dovrete trovare un’altra soluzione. Provate a spostarle in una cartella che chiamerete “arretrati” e dedicatele mezz’ora al giorno finché non le avrete esaurite.

Questo sistema trasforma la casella della posta in arrivo in quella che il guru della produttività Mark Foster chiama una “lista chiusa”: non può crescere più di così. Nel suo libro, Do it tomorrow, Foster esplora tutti i modi per applicarlo anche ad altri compiti. Una possibilità è stilare l’elenco delle cose da fare oggi, tirare una riga, aggiungere sotto quello che arriva dopo, tranne le emergenze, e cercare di fare tutto quello che è sopra la riga. Il giorno dopo bisognerà tirare un’altra riga, così le cose arrivate ieri diventeranno la lista chiusa di oggi, e così via.

Quello che il sistema dello Yesterbox non fa, purtroppo, è trasformare un carico di lavoro fondamentalmente ingestibile in uno gestibile – per risolvere questo problema i trucchi per aumentare la produttività non bastano. Ma oltre a dare quella “sensazione di aver completato qualcosa”, ha il vantaggio di chiarirvi le idee: se quello che riuscite a fare ogni giorno è molto meno di quello che invece dovreste fare, non potete far finta di niente.

A quel punto comincerete a prendere decisioni drastiche del tipo: scegliere a quali messaggi non rispondere e a quali dare solo una breve risposta.

Se vi concentrate sull’oggi, è facile pensare di poter vincere la battaglia con le email. Scordatevelo. Cominciate a vivere nel passato.

(Traduzione di Bruna Tortorella)