Se dovessimo ogni giorno inventarci i modi per fare le cose non combineremmo più niente e sbaglieremmo molto di più: perfino imparare un lavoro vuol dire anche interiorizzare tutte le procedure, dirette e indirette, che con quello sono connesse.

Non a caso, sottovalutare le procedure è un classico errore da principianti. E inventare una nuova procedura, più efficace, per sviluppare in modo migliore un processo è un grande esercizio di problem solving e un gesto fortemente creativo.

Le procedure sono fondamentali se il compito da svolgere è molto complesso e se ogni singola fase e la corretta sequenza delle fasi sono cruciali per il buon esito dell’intero processo. È il caso delle check list, le liste di controllo.

[Vengono introdotte][4] per la prima volta nel 1937, quando la Boeing produce per l’esercito americano il B-17, più noto come fortezza volante: un aereo così complicato da meritarsi la definizione “too much airplane for one man to fly”. Soluzione: individuare tutte le operazioni che il pilota deve eseguire, e farne un elenco di voci da spuntare, una dopo l’altra.

Le liste di controllo vengono adottate nel 2003 per ottimizzare le sequenze di azioni da compiere in un ambiente altrettanto critico, la sala operatoria, grazie a un’intuizione di [Peter Provonost][5], medico di terapia intensiva al Johns Hopkins hospital di Baltimora.

I risultati superano le [migliori aspettative][6]: 1.500 vite (e quasi 200 milioni di dollari) risparmiati in 18 mesi. Nel 2008 Provonost viene inserito da Time nell’elenco dei cento personaggi più influenti del mondo. Un’indagine condotta dall’Organizzazione mondiale della sanità (Oms) tra il 2007 e il 2008 dimostra che le check list riducono i decessi in chirurgia e le complicanze postoperatorie. Oggi le liste di controllo sono ufficialmente consigliate dall’Oms e sono diffuse anche in molti ospedali italiani.

Tra l’altro, già che ci siamo: c’è una procedura salvavita che tutti dovrebbero conoscere. È la [manovra di Heimlich][7].

Ma le procedure possono anche essere disastrose. Succede, ovviamente, quando sono inefficaci rispetto all’obiettivo e vengono stolidamente reiterate solo perché “abbiamo sempre fatto così”.

Succede ancora più spesso quando le procedure non riguardano il modo migliore per “fare” qualcosa, ma vengono istituite per garantire che qualcosa sia fatto in modo legittimo.

Poiché, in questo secondo caso, la legittimità sembra più importante dell’ottenimento di un qualsiasi risultato concreto, capita che queste procedure possano crescere su se stesse gonfiandosi fino a perdere del tutto ogni connessione con le dinamiche del mondo reale, e con la reale esigenza di preservare la possibilità di ottenerlo, alla fin fine, un obiettivo qualsiasi.

Succede per esempio con le procedure amministrative che, dice [il Sole 24 Ore][8], costano 31 miliardi di euro alle aziende e ci confinano al 25° posto su 27 tra i paesi dell’Unione europea per facilità di fare impresa. Ciò significa che una gigantesca macchina procedurale strangola, implacabilmente, il settore che dovrebbe regolare.

Succede per i [47 giorni di lavoro][9] (due mesi) necessari ad artigiani e piccoli imprenditori per espletare le pratiche secondo il recente sondaggio Ipsos (e sono “solo” 28 giorni per i dipendenti). Questo significa che la sovrastruttura procedurale impedisce, letteralmente, il lavoro che dovrebbe regolare.

Succede, più in generale, con una burocrazia che tende a moltiplicare leggi, commi e adempimenti intrecciandoli in grovigli inestricabili la cui logica sfugge, e il cui unico scopo chiaro sembra essere – da molti anni lo ricorda, per esempio, il giornalista [Gian Antonio Stella][10] – la perpetuazione della burocrazia medesima e il moltiplicarsi delle gerarchie.

Così, l’unica logica rintracciabile, nei processi ingarbugliati dalle procedure che dovrebbero ordinarli, resta quella che connette il troncio, il trucolo e lo stuzzicadenti della val Clavicola: se non vi ricordate questa strepitosa gag di Tognazzi e Vianello vi suggerisco di riguardarvela. È già tutto lì, raccontato per filo e per segno.